Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

Mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện

1. Xác mục đích tổ chức sự kiện
- Khán giả là ai?
- Chủ đề của hội thảo là gì?
- Tổ chức ở đâu?
- Tại sao mọi người sẽ tham dự?
- Lịch trình của hội thảo là gì?

Mẫu kế hoach tổ chức sự kiện

2. Làm rõ các thông tin cần thiết
- Hồ sơ sự kiện (ngày, thời gian, địa điểm, địa chỉ liên lạc, vv)
- Người chịu trách nhiệm chính /thông tin liên lạc
- Thông tin liên lạc của các nhà cung cấp (suppliers)
- Thông tin/hồ sơ người tham dự
- Không gian cần thiết (ví dụ khu vực trung tâm, sức chứa khoảng 700 người,...) - xem thêm: Những điểm cần lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện.
- Thực phẩm và nước uống
- Yêu cầu về Âm thanh ánh sáng
- Vận chuyển/thi công

3. Phác thảo các nhu cầu của sự kiện
- Thời gian khả thi cho sự kiện (ví dụ cuối tuần, giữa tháng,...)
- Số người tham dự
- Phong cách thiết lập phòng (bàn ghế dạng lớp học, dạng nhà hát, hay chữ U,..)
- Thời lượng của sự kiện (bao gồm thời gian thi công trước và tháo dỡ sau sự kiện)
- Các yêu cầu về thực phẩm và nước giải khát - Xem thêm: Vấn đề phục vụ tiệc trong tổ chức sự kiện
- Các nhu cầu về âm thanh, hình ảnh (bao gồm cả màn hình, mics, vv.)

Mẫu lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội thảo hiệu quả

Xác định không gian cần thiết cho hội thảo và cả phong cách thiết lập phòng hội thảo

4. Về truyền thông, quà tặng
- Mời các phóng viên, nhà báo
- Thiết kế thiệp mời cho khách
- In ấn các tài liệu và hạng mục cơ bản
- Quà tặng khách mời, trò chơi cho sự kiện và phân công người bảo vệ quà tặng. - Xem thêm: Quà tặng trong tổ chức sự kiện
- Bản tên BTC
- Các bảng hướng dẫn, chỉ đường

5. Về diễn giả, khách mời
- Xác định diễn giả
- Bài thuyết trình của họ
- Yêu cầu thêm của họ về set up, âm thanh,...
- Công cụ đếm người tham dự
- Bảng khảo sát ý kiến người tham dự

Bài viết liên quan
Trang trí nhà ngày tết